Il Ruolo dei Time sheet nella gestione dei progetti finanziati

/ Aprile 22, 2020/ Europrogettazione e Ricerca-Innovazione

Il Ruolo dei Time sheet

Una parte essenziale nella gestione di progetti finanziati è il rilevamento delle ore lavorate dal personale impiegato nelle attività previste dal progetto. Questo nella maggior parte dei casi viene effettuato mediante dei time sheet o time card, che rilevano per ciascuna risorsa assegnata ad uno o più progetti le ore impegnate mese per mese.

La compilazione dei time sheet è dunque un elemento molto rilevante nelle rendicontazioni finanziarie di progetti, soprattutto perché la maggior parte dei budget di progetto sono caratterizzati principalmente dall’impiego delle risorse umane ad esso assegnate. La sensibilizzazione alla compilazione dei time sheet nei confronti dei team di progetto è senz’altro fondamentale per non rischiare di incappare, a mesi di distanza, alla ricostruzione di improbabili avvenuti impegni su attività progettuali che in sede di controllo possono essere facilmente confutate. Alcuni esempi di situazioni che screditano di fatto la veridicità dei time sheet sono quelle di incappare nelle registrazioni di attività progettuali realizzate nelle giornate di malattia, di ferie o di permessi; altre, di sovrapporre le stesse ore in attività svolte per altri progetti. Attraverso un attento controllo da parte di chi effettua la rendicontazione è senz’altro possibile verificare che non vi siano stati errori grossolani come quelli sopra evidenziati che, in caso di controlli, pregiudicherebbero la veridicità degli stessi time sheet e metterebbero in discussione dunque l’eleggibilità della spesa soggetta a contributo.

Altro elemento importante è che i time sheet per essere ritenuti validi vadano datati e firmati sia da parte del soggetto che li compila, in quanto impegnato nelle attività progettuali, sia da parte di un superiore che controfirma per attestare la veridicità di quanto dichiarato nei time sheet in termini di ore e di attività realizzate.

Per questo motivo, i time sheet, normalmente su base mensile, oltre a riportare il nome della persona che li compila, dovrebbero indicare gli estremi del progetto a cui fanno riferimento e le attività previste all’interno per dare un’informazione utile, puntuale e necessaria a definire gli importi esatti nei rendiconti. Infatti, la spesa imputata a rendiconto deriverà dal calcolo delle ore svolte nel mese per il progetto, declinato nelle varie attività previste, per il costo orario della risorsa.
I modelli di time sheet sono molteplici, alcuni dei quali fanno riferimento alle ore impegnate esclusivamente per il progetto da rendicontare, altri sono onnicomprensivi di tutte le ore effettuate dal dipendente sia per il progetto, sia per altre attività.

Per gestire in maniera agevole, tempestiva e corretta i time sheet noi di Elba utilizziamo e consigliamo l’applicativo BiPro , per il quale siamo in grado di farvi ottenere un coupon di sconto via mail a semplice richiesta.

Lasciaci un contatto per ricevere subito il codice sconto